10 cách tổ chức không gian làm việc tại nhà hiệu quả

1. Tư duy có tổ chức

Theo Roman Fernando, giáo viên xã hội học và giảng viên tại California, “Một người bình thường lãng phí một giờ mỗi ngày do tính vô tổ chức Điều này làm tốn của họ hơn hai tuần một năm, quãng thời gian bằng cả kỳ nghỉ”. Giáo sư Fernando nhấn mạnh rằng các nhà tuyển dụng thường tìm kiếm những ứng viên có khả năng đa nhiệm, sắp xếp ưu tiên và đáp ứng đúng thời hạn công việc. Thiếu tính tổ chức có thể làm cho việc thể hiện những phẩm chất này trở nên khó khăn hoặc thậm chí không thể thực hiện. Ông cho rằng để trở thành người có tổ chức, bạn cần phải suy nghĩ một cách khoa học và có hệ thống. 

2. Lập kế hoạch

Lập kế hoạch có thể được xem là một nhiệm vụ tốn thời gian và đôi khi gây nhàm chán. Tuy nhiên, việc này thực sự rất quan trọng vì nó cung cấp một cái nhìn tổng quan về những việc cần phải thực hiện và giúp tiết kiệm thời gian cho các hoạt động dài hạn. Một cuốn sổ kế hoạch hàng ngày là công cụ hữu ích để bạn ghi nhớ các nhiệm vụ và theo dõi tiến độ công việc. Bên cạnh đó, sổ kế hoạch còn cho phép bạn cập nhật thông tin nhanh chóng và kết hợp các nhiệm vụ trong một khoảng thời gian ngắn, làm cho công việc trở nên dễ quản lý hơn. 

3. Khởi đầu với những nhiệm vụ nhỏ

Phân chia công việc thành các bước nhỏ liên tục và lập kế hoạch chi tiết cho từng bước. Giới hạn thời gian thực hiện mỗi nhiệm vụ nhỏ trong 30 phút để dần tiến tới mục tiêu lớn hơn. Điều cốt yếu là chỉ tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm để tránh xao lãng và tối ưu hoá hiệu quả công việc. 

4. Tổ chức lại các vật dụng

Tái tổ chức các vật dụng là một phương pháp hiệu quả để tối ưu không gian làm việc. Bằng cách loại bỏ những thứ không cần thiết và chỉ giữ lại những vật dụng thật sự cần thiết trên bàn, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc thoải mái hơn. Hãy áp dụng nguyên tắc ba chữ Rs: reduce (giảm bớt), refer (xem lại) và rearrange (tái sắp xếp). Loại bỏ các đồ vật thừa, đã quá hạn hoặc không còn sử dụng, rồi sắp xếp lại chúng sao cho ngăn nắp và trật tự. 

5. Tạo động lực cho bản thân

Tạo động lực cho bản thân bằng cách thay đổi màn hình chờ máy tính thành những câu nói truyền cảm hứng có thể giúp bạn làm việc hiệu quả hơn. Những câu slogan như “Just do it” của Nike, “Feel the fear and move ahead”, hoặc bất kỳ câu nói nào khiến bạn cảm thấy phấn khích và tràn đầy năng lượng sẽ giúp duy trì tinh thần tích cực và thúc đẩy sự tập trung trong công việc. 

6. Trao đổi thông tin chính xác

Trao đổi thông tin chính xác (giao tiếp hiệu quả) có thể giúp ích trong việc tối ưu hoá không gian làm việc của bạn. Khi bạn truyền đạt thông tin một cách ngắn gọn và rành mạch, bạn sẽ giảm bớt số lượng tin nhắn, email và tiết kiệm thời gian gọi điện. Hãy chú trọng vào việc diễn đạt rõ ràng khi gửi email hay để lại tin nhắn. Điều này sẽ giúp bạn nhận được phản hồi đầy đủ và chính xác, ngay cả khi đối tác không thể liên lạc trực tiếp với bạn, giúp công việc trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn. 

7. Quản lý thời gian hiệu quả

Quản lý thời gian hiệu quả là chìa khoá giúp bạn tổ chức và cân bằng công việc một cách hợp lý. Mỗi ngày đều có 24 giờ, và điều quan trọng không phải là có thêm thời gian, mà là cách bạn sử dụng nó. Người thành công luôn biết cách phân bổ thời gian thông minh bằng cách lập danh sách các nhiệm vụ và sắp xếp lịch trình một cách khoa học để hoàn thành công việc hiệu quả nhất. 

8. Không được trì hoãn

Đừng để công việc bị trì hoãn, vì việc giải quyết ngay khi có thể sẽ mang lại hiệu quả cao hơn. Khi bạn trì hoãn, bạn sẽ phải mất thêm thời gian để ghi nhớ, tìm hiểu và sắp xếp lại công việc. Thực hiện ngay lập tức giúp tiết kiệm thời gian và giảm bớt căng thẳng. 

9. Không để công việc tồn đọng

Đừng để công việc bị dồn lại. Tạo ra một hệ thống tổ chức công việc hiệu quả và luôn chú ý đến nó. Một danh mục công việc có thể giúp bạn sắp xếp và theo dõi nhiệm vụ. Thường xuyên kiểm tra email và xử lý thư từ ngay khi nhận được. Việc để thư từ và công việc tích tụ sẽ gây rối và làm tăng áp lực. 

10. Thay đổi thói quen làm việc để hiệu quả hơn

Nếu công việc của bạn đang trở nên nhàm chán, đây là một số cách giúp làm mới thói quen làm việc của bạn, cung cấp năng lượng cho cơ thể và trí óc, đồng thời cải thiện thái độ của bạn: 

• Tăng cường hoạt động thể chất: Đối mặt với căng thẳng bằng cách tham gia vào các hoạt động thể thao. Tham gia câu lạc bộ đi bộ, đội bóng trong công ty, hoặc phòng tập thể thao tại địa phương có thể giúp cải thiện tâm trạng và nâng cao hiệu quả làm việc. 

• Tận dụng thời gian hiệu quả: Nếu bạn cảm thấy mình làm việc hiệu quả nhất vào buổi sáng, hãy sử dụng thời gian đó để thực hiện các nhiệm vụ đòi hỏi nhiều năng lượng trí óc, thay vì lãng phí thời gian vào việc đọc email hay cập nhật mạng xã hội. 

• Sử dụng thời gian giải lao một cách sáng suốt: Dành khoảng 15 phút trong giờ giải lao để rời khỏi văn phòng, đi dạo hoặc hít thở không khí trong lành. Hoạt động này giúp làm mới tâm trí và cải thiện tinh thần, đồng thời giúp tăng cường thể lực. 

• Xem xét và đặt mục tiêu rõ ràng: Đặt ra các mục tiêu lớn và chia nhỏ chúng thành nhiều bước cụ thể. Ghi chép và dán các mục tiêu ở những nơi dễ thấy để nâng cao sự tự tin và giữ cho bạn luôn theo dõi tiến trình công việc một cách rõ ràng.

Kết luận

Tổ chức không gian làm việc tại nhà hiệu quả không chỉ giúp bạn làm việc năng suất hơn mà còn tạo ra một môi trường làm việc thoải mái và dễ chịu. Bằng cách áp dụng những phương pháp trên bạn có thể tối ưu hoá không gian làm việc của mình. Đồng thời, việc quản lý thời gian, không trì hoãn và không để công việc dồn lại cũng là những yếu tố quan trọng để duy trì hiệu quả làm việc. Cuối cùng, hãy thường xuyên thay đổi thói quen làm việc và cải thiện phương pháp để luôn giữ được sự tươi mới và năng động. Với những chiến lược này, bạn sẽ không chỉ cải thiện hiệu quả làm việc mà còn nâng cao chất lượng cuộc sống và sự hài lòng trong công việc của mình.